Schlagwort: Zeitmanagement

Über das Sammeln schreibt Walter Kröber in „Kunst und Technik der geistigen Arbeit“: „Wir sammeln Verstreutes; das bekommen wir unregelmäßig. Das wird im Großen zusammengelegt, wir verzichten fürs erste auf (genauere) Ordnung im einzelnen, bewerten auch noch nicht gleich. Denn: Systematik (Ordnung) und Auswahl (nach Bewertung) ist schon eine höhere Stufe des Sammelns“. Die Technik und das Problem sind schön beschrieben. Die meisten Dinge, die unsere Aufmerksamkeit fesseln, tauchen unregelmäßig auf: E-Mails, Telefonanrufe, ein Predigteinfall, eine Konfi-Anfrage über Facebook, eine interessante Zeitungsmeldung, jemand, der einen Lebensmittelgutschein braucht … Am liebsten möchten alle diese Dinge sofort behandelt werden. Aber dann würde man sich total verzetteln. Also gilt es, die Dinge erstmal zu sammeln. Aus den Augen, aus dem Sinn – und trotzdem sicher verwahrt.

Sammeln ist das erste der insgesamt vier grundlegenden Handlungsmuster (neben Durcharbeiten, Planen und Handeln), die Leo Babauta in Zen to Done behandelt. Seine Empfehlung ist, die Vielzahl der Dinge, die auf uns einströmen, so zu kanalisieren, dass sie in möglichst wenigen Orten aufgefangen werden. Das kann zum Beispiel bedeuten, keine diffenzierte Ablage zu benutzen, sondern nur eine einzige Ablagebox, in der alles gesammelt wird, was herein kommt: Briefe, Liedzettel, Broschüren, Taufanfragen, Rechnungen, Zeitungsartikel … Die Frage, was wohin gehört, stellt sich zunächst einmal nicht. Ordnung und Bewertung sind „höhere Stufen des Sammelns“, wie Kröber sagt, und gehören zum Durcharbeitungsschritt.

Für das Sammeln an wenigen Eingangsorten gibt es drei gute Gründe: Erstens muss man nicht dauernd Entscheidungen treffen, was wohin gehört. So bleibt mehr Zeit und Konzentration für das, was man gerade tut. Zweitens muss man sich nicht alles merken, was gerade reinkommt und noch zu tun ist: man notiert es oder legt es an einer Stelle ab, ohne dauernd das Gefühl zu haben, was wichtiges zu vergessen. Drittens muss man nicht dauernd mehrere Orte kontrollieren, ob dort noch eine vergessene Aufgabe schlummert. Es ist übersichtlicher, und das entlastet.

Ein einfaches Beispiel, das im Prinzip jeder benutzt, ist der Anrufbeantworter oder die Mailbox: Das Telefonklingeln verlangt eine sofortige Reaktion. Ist man aber gerade in einem Trauergespräch, kann man nicht einfach ans Telefon gehen. Also stellt man das Telefon stumm oder aus. Nach dem Gespräch sieht man: es haben sich zwei Anrufe gesammelt (das Abrufen und Beantworten gehört bereits zum Schritt „Durcharbeiten“). Ähnliches gilt z.B. für E-Mails und Facebook. Statt sich dauernd über aktuell eingehende Mails etc. informieren zu lassen ist es besser, E-Mails oder Infos bei Facebook erstmal zu sammeln.

E-Mails stellen ein besonderes Problem dar. Hier hat mir Babautas Vorschlag geholfen, auf einfache Weise mit den vielen E-Mails umzugehen. Während ich mich früher damit beschäftigt habe, ein möglichst effizientes Filtersystem für E-Mails aufzubauen, dass die eingehenden Mails automatisch in bestimmte Unterordner lenkt, landen sie jetzt erstmal in den Eingangsordnern. Babautas Vorschlag, möglichst nur eine E-Mail-Adresse zu verwenden, setzte ich allerdings so nicht um. Thunderbird bietet mit den gruppierten Ordnern eine gute Möglichkeit, alle eingehenden Mails in einem Ordner zusammen zu sehen und trotzdem zu differenzieren. Ein ungelöstes Problem ist die dienstliche Groupwise-Adresse, für man sich extra über ein Web-Interface einloggen muss: die Mails lassen sich nicht automatisch weiterleiten und wegen der eingeschränkten Möglichkeiten von Groupwise (im Vergleich zu Thunderbird oder Outlook) eignet sich das System auch nicht als zentrale Sammelstelle. Eine Benachrichtigungsfunktion gibt es bei Groupwise auch nicht, so dass einem nichts anderes übrig bleibt, als in regelmäßigen Abständen das Konto manuell zu checken. Wie auch immer am Ende das persönliche E-Mail-System aussieht: Es sollte vor allem einfach und übersichtlich sein.

Eines der mächtigsten Instrumente zum Sammeln sind Notizbücher und Kladden. Auch hier gilt letztlich: lieber nur ein Notizbuch verwenden als ein ausdifferenziertes System. Natürlich kann man eine Vielzahl von Notitzbüchern verwenden, wenn die Zwecke klar sind: ein Tagebuch für persönliche Eintragungen, Arbeitsjournale für aktuelle Projekte etc. Darum geht es aber hier nicht. Ein Notizbuch hat die Funktion, schnell zur Hand zu sein, um zu notieren, was auch immer gerade ansteht, wo auch immer man sich befindet: ein Predigteinfall, ein zu erledigendes Telefonat, Notizen für ein Memo oder etwas für die Einkaufsliste. Neben einem kleinen Notizbuch benutze ich noch eine Schreibtischkladde. Das ist ein Buch im A5-Format, das aufgeschlagen auf dem Schreibtisch liegt und in dem ich z.B. beim Telefonieren Dinge notiere. Während ich früher kleine Notizzettel und Post-its gefüllt habe (und manchmal verzweifelt nach einer Notiz suchen musste) ist so alles an einem Ort versammelt. Mittlerweile hat sich die Schreibtischkladde zum zentralen To-Do-Buch entwickelt.

Schon diese kurze Zusammenstellung zeigt, wie fundamental das Sammeln ist. Wie auch immer man es umsetzt: Entscheidend ist der Vorschlag, die Dinge, die ankommen, an so wenigen Orten wie möglich zu sammeln. Damit ist noch keine Aufgabe erledigt, aber es dafür gesorgt, dass die Dinge erstmal aus dem Blick und aus dem Kopf sind – und am Sammlungsort sicher verwahrt sind, bis sie durchgearbeitet werden. Aber das ist dann der nächste Schritt.